PEP obrazac koristi se kada poreski obveznik želi da drugom licu omogući pristup određenim elektronskim servisima Poreske uprave.
Najčešći primer je firma koja ovlašćuje knjigovođu da u njeno ime podnosi poreske prijave preko portala ePorezi. Umesto da direktor svaki put lično pristupa portalu i šalje prijave, ovlašćeno lice dobija pristup poreskom obvezniku u granicama koje su navedene u obrascu.
Pun naziv dokumenta je PEP – Ovlašćenje za upotrebu elektronskih servisa. Važeći obrazac sadrži podatke o poreskom obvezniku, zakonskom zastupniku, ovlašćenom licu i tačan obim elektronskih servisa kojima to lice može da pristupa.
Ovde možete preuzeti PEP obrazac.
Čemu služi PEP obrazac?
PEP obrazac ne predstavlja opšte punomoćje za sve poslove pred Poreskom upravom. Njegova namena je konkretnija. Njime poreski obveznik određuje ko sme da koristi elektronske servise u njegovo ime.
Ovlašćeno lice nakon evidentiranja ovlašćenja može da pristupi poreskom obvezniku na portalu ePorezi i koristi servise za koje mu je pristup odobren.
U praksi se PEP najviše vezuje za odnos firme i knjigovodstvene agencije. Poreska uprava izričito navodi da jedna knjigovodstvena agencija može da podnosi prijave za više različitih poreskih obveznika, ali mora da dobije odgovarajuće ovlašćenje od svakog od njih.
Ako vam je potrebno klasično zastupanje za druge administrativne poslove, a ne pristup ePorezima, pogledajte i naš obrazac opšteg punomoćja. PEP ima posebnu namenu i ne treba ga mešati sa običnim punomoćjem.
Ko mora da podnese PEP obrazac, a kome nije potreban?
Direktor ili drugi zakonski zastupnik pravnog lica ne mora da podnese PEP samo da bi pristupio poreskim podacima sopstvene firme.
Poreska uprava navodi da su zakonski zastupnici već registrovani za elektronsko poslovanje. PEP postaje važan kada zakonski zastupnik želi da pristup prenese na drugo lice.
Primer je DOO čiji direktor želi da knjigovođa podnosi prijave, proverava poreske račune i obavlja druge dozvoljene radnje na ePorezima. Firma tada daje ovlašćenje knjigovođi, umesto da mu ustupa lični elektronski sertifikat ili pristupne podatke.
PEP može biti važan i fizičkom licu koje nema odgovarajući elektronski sertifikat, a treba da završi postupak preko ePoreza. Poreska uprava u svojim uputstvima navodi mogućnost da takvo lice ovlasti drugog rezidenta koji poseduje kvalifikovani elektronski sertifikat.
Koje podatke sadrži PEP obrazac?
Sam obrazac je kratak, ali svako polje ima određenu svrhu. Podeljen je na četiri glavne grupe podataka.
1. Podaci o poreskom obvezniku
U prvi deo upisuju se podaci lica ili firme koja daje ovlašćenje:
- PIB
- naziv poreskog obveznika
- adresa sedišta
- mesto
- broj telefona
Kod firme podatke treba prepisati tačno onako kako su evidentirani kod Poreske uprave.
2. Podaci o zakonskom zastupniku
Drugi deo odnosi se na lice koje zastupa poreskog obveznika. Za domaćeg zastupnika upisuje se JMBG, dok obrazac predviđa i evidencioni broj stranca odnosno broj pasoša za odgovarajuće slučajeve.
Upisuje se i ime i prezime zakonskog zastupnika.
3. Podaci o licu koje dobija ovlašćenje
Ovde se navodi osoba kojoj se daje pravo korišćenja elektronskih servisa.
PEP predviđa sledeće podatke:
- JMBG ovlašćenog lica
- ime i prezime
- broj telefona
- adresu elektronske pošte
- datum dodeljivanja ovlašćenja
- datum povlačenja ovlašćenja kada ono prestaje
Upravo ovaj deo povezuje konkretnu fizičku osobu sa poreskim obveznikom. Ako firma sarađuje sa knjigovodstvenom agencijom, nije dovoljno navesti samo naziv agencije. Ovlašćenje se evidentira za lice čiji se identifikacioni podaci unose u obrazac.
4. Obim ovlašćenja
PEP nije napravljen po principu da osoba automatski dobije pristup svemu. Davalac ovlašćenja bira za koje elektronske servise dozvoljava postupanje.
| Oznaka | Obim ovlašćenja |
|---|---|
| 4.1. | Svi elektronski servisi |
| 4.2. | PDV |
| 4.3. | Akcize |
| 4.4. | Porezi i doprinosi po odbitku |
| 4.5. | Dobit |
| 4.6. | Fiskalizacija |
Ako knjigovođa treba da vodi praktično celu poresku administraciju firme, može mu biti dato ovlašćenje za sve elektronske servise. Ako mu je potreban samo određeni segment, pristup može da bude ograničen.
Upravo zato nije korisno automatski označiti „sve elektronske servise“ bez razmišljanja. Obim ovlašćenja treba da odgovara poslovima koje će ta osoba stvarno obavljati.
Primer kada firma daje PEP ovlašćenje knjigovođi
Zamislimo malo DOO koje angažuje spoljnu knjigovodstvenu agenciju. Direktor firme i dalje ostaje zakonski zastupnik, ali knjigovođa treba da podnosi poreske prijave i proverava stanje poreskih obaveza.
U PEP obrazac unose se podaci firme i direktora, a zatim podaci konkretnog knjigovođe koji će pristupati elektronskim servisima.
U delu o obimu ovlašćenja označavaju se servisi koji su mu potrebni. Ako će knjigovođa podnositi prijave vezane za PDV, poreze i doprinose zaposlenih i porez na dobit, ovlašćenje mora da obuhvati odgovarajuće oblasti.
Nakon evidentiranja ovlašćenja knjigovođa se na ePoreze prijavljuje svojim sredstvom elektronske identifikacije. Ne koristi direktorov sertifikat. Kada pristupi sistemu, bira poreskog obveznika za kojeg ima evidentirano ovlašćenje.
Ovo je mnogo čistije rešenje od razmene PIN kodova, sertifikata ili drugih pristupnih podataka.
Gde se predaje PEP obrazac?
Poreska uprava navodi da se PEP može podneti nadležnoj organizacionoj jedinici Poreske uprave kada se ovlašćenje daje putem obrasca.
Postoji i druga mogućnost. Ako poreski obveznik ili zakonski zastupnik već može da pristupi portalu ePorezi, portal omogućava dodelu i oduzimanje ovlašćenja elektronskim putem.
Zbog toga papirni PEP nije jedini način da se danas nekome omogući pristup. Obrazac ostaje naročito važan kada davalac ovlašćenja nema mogućnost da sam obavi dodelu preko portala.
Da li PEP obrazac mora da se overi kod javnog beležnika?
Na zvaničnom PEP obrascu Poreske uprave postoji polje za potpis poreskog obveznika, poreskog platioca ili zakonskog zastupnika. Sam obrazac ne sadrži polje za javnobeležničku overu potpisa.
Zbog toga PEP ne treba poistovećivati sa privatnim punomoćjima za koja konkretan pravni posao može zahtevati overen potpis.
Kada se dokument predaje Poreskoj upravi, treba koristiti aktuelni obrazac i postupiti prema načinu identifikacije koji zahteva nadležna organizaciona jedinica za konkretan način podnošenja.
Kako se PEP ovlašćenje povlači?
Ovlašćenje nije trajno ako firma više ne želi da određena osoba pristupa njenim poreskim podacima.
Poreska uprava navodi dva načina za oduzimanje ovlašćenja:
- preko elektronskog servisa Poreske uprave, kada davalac ovlašćenja ima odgovarajući pristup
- podnošenjem PEP obrasca nadležnoj organizacionoj jedinici Poreske uprave
U samom obrascu postoji kolona „datum povlačenja“, što omogućava evidenciju prestanka konkretnog ovlašćenja.
Promena knjigovođe je tipičan trenutak kada ovu stavku ne treba zaboraviti. Davanje novog ovlašćenja drugoj osobi ne znači samo po sebi da staro lice više ima ili nema pristup. Postojeće ovlašćenje treba proveriti i, kada više nije potrebno, izričito povući.
PEP i pristup portalu ePorezi nisu isto
PEP određuje u čije ime ovlašćeno lice sme da koristi određene servise. Samo sredstvo kojim se osoba prijavljuje na portal predstavlja drugo pitanje.
Poreska uprava trenutno omogućava pristup ePorezima kvalifikovanim elektronskim sertifikatom, a dostupan je i pristup preko eID naloga, mobilne aplikacije ConsentID i sertifikata u klaudu.
Portal omogućava podnošenje elektronskih poreskih prijava, praćenje njihovog statusa, pregled poreskih računa, podatke iz Jedinstvenog registra poreskih obveznika i upravljanje ovlašćenjima.
Ako se nakon podnošenja prijave utvrdi greška u poreskoj evidenciji, na Overa.rs smo posebno objasnili i kada se koristi ZIG obrazac za ispravku greške.
Najčešće greške kod PEP obrasca
Većina problema kod ovog dokumenta ne nastaje zbog njegove dužine, već zato što se ovlašćenje definiše preširoko ili se unesu podaci pogrešne osobe.
Pre predaje posebno treba proveriti:
- PIB i naziv poreskog obveznika
- JMBG zakonskog zastupnika
- JMBG osobe koja stvarno treba da koristi ePoreze
- adresu elektronske pošte ovlašćenog lica
- datum od kada ovlašćenje važi
- tačno označen obim elektronskih servisa
Ako knjigovođa treba samo određeni pristup, nema razloga davati ovlašćenje za svaki servis. Ako će voditi kompletnu poresku administraciju, ograničeno ovlašćenje može kasnije da dovede do toga da određena prijava ili funkcija nije dostupna.
PEP obrazac treba povući kada ovlašćeno lice više ne radi za vas
Najvažnija stvar koju vlasnici firmi lako previde dolazi tek na kraju saradnje.
Ako knjigovođa, zaposleni ili drugo ovlašćeno lice više nema razlog da pristupa poreskom nalogu, ovlašćenje treba ukloniti. Poreski podaci firme obuhvataju prijave, račune, obaveze i druge poslovne informacije, pa stara ovlašćenja nema razloga ostavljati aktivnim.
PEP zato nije dokument koji samo jednom popunite i zaboravite. Kada se promeni knjigovođa ili osoba zadužena za poreze, proverite ko trenutno ima pristup ePorezima, povucite nepotrebna ovlašćenja i tek zatim dodajte nova.
