Predlog koji donosi izmenu Zakona o javnom beležništvu usmeren je prvenstveno na način čuvanja javnobeležničkih isprava.
Umesto da veliki deo dokumentacije dugoročno ostaje u pojedinačnim javnobeležničkim kancelarijama, predviđa se formiranje centralizovanog sistema pod upravom Javnobeležničke komore.
Najvažnija novina je osnivanje Centralne arhive javnobeležničkih isprava, koja bi trebalo da omogući sigurnije, ujednačenije i efikasnije upravljanje dokumentacijom.
Zašto se zakon menja?
Važeći Zakon o javnom beležništvu uređuje rokove čuvanja određenih isprava, ali pojedina pitanja koja se odnose na dugoročno arhiviranje nisu uređena dovoljno precizno.
Posebno se izdvajaju pitanja centralizovanog čuvanja dokumentacije, načina njene primopredaje i konkretnih obaveza Javnobeležničke komore nakon što dokumenti više nisu kod javnog beležnika.
Predložena izmena Zakona o javnom beležništvu treba da uspostavi jedinstven sistem u kojem će biti jasnije određeno:
- ko je odgovoran za čuvanje isprava;
- kada se dokumentacija predaje Javnobeležničkoj komori;
- kako se evidentira prijem i korišćenje dokumenata;
- na koji način se obezbeđuje njihova fizička i informaciona zaštita.
Jedan od ciljeva je i rasterećenje javnobeležničkih kancelarija, koje trenutno moraju da obezbede prostor i uslove za čuvanje velike količine arhivske građe tokom dužeg perioda.
Glavna novina – Centralna arhiva
Centralna arhiva javnobeležničkih isprava predstavlja ključnu novinu predloga zakona. Novim članom 110a predviđeno je da ovu arhivu uspostavlja i održava Javnobeležnička komora.
U Centralnoj arhivi čuvaće se javnobeležničke isprave u papirnom obliku. Dokumentacija svakog javnog beležnika moraće da predstavlja posebnu arhivsku celinu, što znači da građa neće biti objedinjena bez jasne podele prema kancelariji u kojoj je nastala.
Takav sistem treba da omogući precizno praćenje porekla svakog dokumenta, kao i lakšu kontrolu njegovog prijema, korišćenja i vraćanja.
Predlog predviđa da Centralna arhiva bude uspostavljena u roku od godinu dana od dana stupanja izmena zakona na snagu.
Kako će funkcionisati predaja dokumenata?
Predložena pravila preciznije određuju koliko dugo javni beležnik čuva isprave u svojoj kancelariji i kada nastaje obaveza njihove predaje Javnobeležničkoj komori.
Javnobeležnički zapisi, zapisnici i solemnizovane isprave čuvaju se trajno u obliku u kojem su nastali.
Dokumentaciju nastalu tokom tekuće godine javni beležnik čuva do isteka naredne kalendarske godine. Nakon toga, isprave koje podležu takvom režimu predaju se Javnobeležničkoj komori.
Komora zatim preuzima odgovornost za njihovo čuvanje sve do trenutka kada budu predate nadležnom arhivu.
Na primer, isprave nastale tokom 2026. godine javni beležnik bi, prema ovom modelu, čuvao tokom 2026. i 2027. godine, nakon čega bi bile predate Komori u skladu sa propisanim postupkom.
Predviđena je i tranziciona obaveza za postojeću dokumentaciju. Centralna arhiva treba da preuzme isprave koje spadaju u njenu nadležnost od javnih beležnika u roku od godinu dana od uspostavljanja arhive.
Time se ne uređuje samo postupanje sa budućim dokumentima, već i način prebacivanja već postojeće arhivske građe u novi sistem.
Zaštita i pristup dokumentima
Centralizovano čuvanje dokumentacije podrazumeva i dodatne obaveze u vezi sa njenom sigurnošću.
Javnobeležnička komora moraće da obezbedi odgovarajuću fizičku, tehničku i informacionu zaštitu isprava koje se nalaze u Centralnoj arhivi.
Pored samog čuvanja, moraće da postoji i evidencija o svakom važnom postupku sa dokumentom, uključujući:
- prijem isprave;
- pristup dokumentu;
- privremeno izdavanje;
- vraćanje dokumenta u arhivu.
Na ovaj način trebalo bi da bude moguće utvrditi gde se određena isprava nalazi i ko je imao pristup njenom sadržaju.
Podaci sadržani u javnobeležničkim ispravama zadržavaju poseban nivo zaštite. Predlog predviđa da oni predstavljaju službenu tajnu i za zaposlene koji obavljaju poslove njihovog arhiviranja.
Istovremeno, predaja dokumentacije Centralnoj arhivi ne znači da javni beležnik gubi mogućnost pristupa svojim ispravama.
Beležnik će moći da pristupi dokumentima koje je prethodno predao, kao i da zahteva njihovo privremeno izdavanje kada su mu potrebni za obavljanje poslova iz njegove nadležnosti.
Šta predlog treba da postigne?
Predložena izmena Zakona o javnom beležništvu prvenstveno menja organizaciju čuvanja dokumentacije, ali bi posledice trebalo da budu šire od samog arhiviranja.
Centralni sistem treba da doprinese većoj pravnoj sigurnosti, jer će postojati jasnija pravila o tome gde se dokumentacija nalazi, ko je čuva i ko joj može pristupiti.
Poseban značaj ima očuvanje autentičnosti, verodostojnosti i celovitosti javnobeležničkih isprava.
Sistem evidencije prijema, izdavanja i vraćanja treba dodatno da smanji rizik od gubitka, oštećenja ili neovlašćenog korišćenja dokumenata.
Očekivani efekti predloga uključuju:
- veću pravnu sigurnost;
- sigurnije čuvanje javnobeležničkih isprava;
- očuvanje njihove autentičnosti i celovitosti;
- jedinstvenije postupanje javnih beležnika;
- efikasnije upravljanje arhivskom građom;
- manje opterećenje javnobeležničkih kancelarija dugoročnim čuvanjem dokumentacije.
Važna promena je i jasnija podela odgovornosti između javnog beležnika i Javnobeležničke komore. Beležnik dokumentaciju čuva tokom propisanog perioda, nakon čega njeno dugoročno arhiviranje postaje obaveza centralnog sistema.
Zaključak
Suština predložene izmene Zakona o javnom beležništvu jeste prelazak sa sistema u kojem javnobeležničke kancelarije dugoročno čuvaju veliki deo svoje dokumentacije na centralizovan model kojim upravlja Javnobeležnička komora.
Najvažnija promena je formiranje Centralne arhive javnobeležničkih isprava, uz jasnije propisane rokove za predaju dokumenata, pravila njihove zaštite i evidenciju pristupa.
Ako predložena rešenja budu usvojena, javni beležnici će dokumentaciju čuvati tokom propisanog početnog perioda, nakon čega će odgovornost za njeno arhiviranje preuzimati Komora.
Time bi trebalo da se objedine standardi čuvanja, poveća sigurnost javnobeležničkih isprava i smanji administrativno i prostorno opterećenje pojedinačnih kancelarija.
