Poslovna dokumentacija ostaje pregledna samo kada za svaku vrstu papira postoji odgovarajuće mesto. Registrator nije najbolje rešenje za svaki dokument, kao što ni arhivska kutija nije namenjena papirima koji se svakodnevno koriste.
Pravilan izbor opreme zavisi od količine dokumenata, učestalosti korišćenja, formata i vremena čuvanja. Zbog toga nabavku treba planirati prema načinu rada kancelarije, a ne prema opštem spisku pribora.
Koji kancelarijski materijal vam je zaista potreban
Za vođenje poslovne dokumentacije potrebni su:
- registratori,
- fascikle,
- zaštitne folije,
- pregradni kartoni,
- etikete,
- arhivske kutije
- i pribor za spajanje i bušenje papira.
Dokumenta sa ograničenim pristupom treba držati u ormaru koji se zaključava, dok je za bezbedno uništavanje nepotrebnih kopija potreban šreder.
Standard kancelarijski materijal je sjajna opcija jer na jednom mestu objedinjuje opremu za razvrstavanje, označavanje i odlaganje papira. Ne kupujte sve u istoj količini.
Prvo popišite vrste dokumenata koje firma stvara, koliko često im zaposleni pristupaju i da li se čuvaju u originalu. Za beleške tokom obrade korisni su blokovi, samolepljivi listići i markeri, ali oni nisu deo trajne evidencije.
Registratori su za dokumentaciju koja se redovno dopunjava
Registratori su praktični za račune, izvode, ugovore, naloge i druge celine kojima se tokom godine dodaju novi listovi. Najčešći su A4 modeli sa mehanizmom i širinom hrpta od 50 ili 80 milimetara.
Uži registrator odgovara manjem broju dokumenata i lakši je za prenošenje, dok širi model prima više papira, ali postaje nepraktičan ako se prepuni.
Pre kupovine proverite kvalitet mehanizma, čvrstinu korica, stabilnost kada registrator stoji uspravno i mogućnost zamene etikete na hrptu.
Plastificirane korice lakše se brišu i podnose češću upotrebu, dok su kartonski modeli povoljniji za dokumentaciju kojoj se ređe pristupa.
Kancelarijski materijal treba da odgovara polici: izmerite njenu visinu i dubinu pre poručivanja većeg broja registratora. Dokumenta ne gurajte preko kapaciteta jer se tada mehanizam teže zatvara, a rubovi listova se savijaju.
Fascikle i folije čuvaju aktivne predmete
Fascikle su bolje od registratora kada jedan predmet sadrži mali broj listova ili još nije završen.
Kartonska fascikla odgovara internim papirima i pojedinačnim predmetima, fascikla sa gumicom sprečava ispadanje sadržaja tokom prenošenja, dok modeli sa više pregrada omogućavaju da u istoj mapi odvojite ponude, ugovore, priloge i beleške.
Za dokumenta većeg formata birajte odgovarajuću mapu, umesto da ih presavijate na A4.
Zaštitne „U“ folije koriste se kada papir ne treba bušiti, a verzije sa perforiranom ivicom mogu se odložiti u registrator. „L“ folije omogućavaju brže vađenje nekoliko listova, ali su otvorenije i zato nisu najbolji izbor za prenošenje većeg sadržaja.
Kancelarijski materijal od plastike birajte prema debljini i učestalosti korišćenja. Pretanka folija se brzo cepa, dok nepotrebno debela povećava obim registratora i cenu cele nabavke.
Pregradni kartoni, indeksi i etikete ubrzavaju pretragu
Pregradni kartoni dele sadržaj jednog registratora na smislene celine, na primer po mesecima, klijentima, vrstama troška ili brojevima predmeta.
Numerički i abecedni indeksi korisni su kada sistem već ima stabilan redosled, dok prazne pregrade ostavljaju više slobode za sopstvene oznake.
Jezičak treba da ostane vidljiv kada se registrator zatvori i da ima dovoljno prostora za kratak, razumljiv naziv.
Etiketa na hrptu registratora ili kutiji treba da sadrži vrstu dokumentacije, period, organizacionu jedinicu i raspon predmeta kada je potreban.
Izbegavajte natpise poput „razno“, „staro“ ili samo ime zaposlenog. Boje mogu pomoći da razlikujete godine i sektore, ali ne treba da budu jedini sistem označavanja.
Dobar kancelarijski materijal omogućava da se etiketa zameni bez oštećenja korica i da oznake ostanu čitljive i nakon dužeg stajanja na polici.
Arhivske kutije štite završene predmete
Dokumenta koja više nisu u aktivnoj upotrebi ne treba zauvek držati u registratorima.
Kada je predmet završen i pravilno evidentiran, može se premestiti u arhivsku kutiju odgovarajuće širine.
Kutija štiti sadržaj od svetlosti, prašine i slučajnog rasipanja, a ravne stranice olakšavaju slaganje.
Prilikom izbora i punjenja kutija obratite pažnju na sledeće:
- birajte čvrst karton, stabilno dno i poklopac koji ostaje zatvoren;
- uskladite dimenzije sa formatom papira ili brojem registratora;
- ne prepunjavajte kutiju jer se dokumenta tada teško izvlače;
- ostavite dovoljno ravne površine za potpunu i čitljivu etiketu;
- odvojite dokumenta sa različitim rokovima čuvanja kada bi njihovo mešanje otežalo izdvajanje.
Kutije ne postavljajte direktno na pod, uz radijator, vodovodne cevi ili vlažan zid. Kancelarijski materijal ne može zaštititi papir ako je sam prostor neodgovarajući.
Bušači, heftalice i spajalice imaju različitu namenu
Bušač priprema listove za registrator i treba da ima graničnik koji omogućava da rupe na svim dokumentima budu na istom mestu.
Za veće količine papira važni su kapacitet bušenja, stabilna osnova i posuda za ostatke.
Pre bušenja originala proverite da li je takva obrada dozvoljena; dokument koji ne treba oštetiti smestite u zaštitnu foliju ili odgovarajuću fasciklu.
Spajalice su pogodne za privremeno povezivanje jer se lako uklanjaju, ali mogu da skliznu ili pomešaju redosled listova. Heftalica je bolja za manje, zaključene celine kod kojih papiri treba da ostanu zajedno.
Za obimnija dokumenta koristite registrator, fasciklu sa mehanizmom ili drugu opremu predviđenu za tu količinu.
Kancelarijski materijal za spajanje ne birajte samo prema ceni: proverite kompatibilnost heftalice i municije, maksimalni broj listova i dostupnost potrošnog pribora.
Police i ormari moraju odgovarati težini dokumentacije
Otvorene police pogodne su za aktivne registratore kojima zaposleni često pristupaju. Za personalne dosijee, ugovore, finansijske izveštaje i druge papire sa ograničenim pristupom prikladniji su zatvoreni ormari sa bravom.
Pre kupovine proverite nosivost svake police, unutrašnje dimenzije, način zaključavanja i prostor potreban za potpuno otvaranje vrata ili fioka.
U manjim kancelarijama treba iskoristiti visinu zida, ali teške kutije i pune registratore postavite na niže nivoe.
Najčešće korišćene predmete držite između visine struka i ramena, kako zaposleni ne bi stalno koristili merdevine ili se saginjali.
Saveti za organizovanje polica u manjem prostoru mogu pomoći pri planiranju rasporeda, ali poslovna arhiva zahteva znatno veću nosivost i stabilnost od kućne biblioteke. Kancelarijski materijal i nameštaj zato birajte zajedno, a ne kao dve odvojene nabavke.
Nabavku prilagodite količini i toku dokumenata
Pre poručivanja popišite koliko registratora, fascikli i kutija svaki sektor potroši tokom meseca ili kvartala.
Računovodstvo obično koristi više registratora i pregrada, prodaji su potrebne fascikle za ponude i ugovore, dok kadrovska služba zahteva zatvorene ormare i jasno kontrolisan pristup.
Jedinstveni formati olakšavaju dopunu zaliha i sprečavaju da novi proizvodi ne odgovaraju postojećim policama.
| Vrsta opreme | Najpraktičnija namena | Šta proveriti |
| Registratori | Dokumentacija koja se dopunjava | Širinu, mehanizam i etiketu |
| Fascikle i folije | Aktivni i pojedinačni predmeti | Format, zatvaranje i debljinu |
| Pregrade i indeksi | Podela obimnih celina | Redosled i čitljivost jezičaka |
| Arhivske kutije | Završena poslovna dokumentacija | Nosivost, dimenzije i poklopac |
| Police i ormari | Odlaganje i kontrola pristupa | Nosivost, dubinu i bravu |
Kancelarijski materijal kupujte sa manjom rezervom za neplanirani priliv dokumenata, ali izbegavajte zalihe za nekoliko godina ako nemate stabilnu potrošnju i dovoljno suvog prostora za čuvanje.
Rokovi čuvanja određuju koliko opreme vam je potrebno
Nije svaka poslovna dokumentacija namenjena trajnom čuvanju, ali se rok ne određuje prema starosti registratora ili popunjenosti ormara. Pravna lica dokumenta razvrstavaju prema listi kategorija sa rokovima čuvanja, na koju saglasnost daje nadležni javni arhiv.
Preporuka Istorijskog arhiva Beograda za izradu liste kategorija navodi da lista obuhvata vrstu dokumenta, rok čuvanja i, po potrebi, format zapisa. Ovo je važno i za nabavku.
Dokumenta koja se koriste nekoliko meseci zahtevaju drugačiji kancelarijski materijal od predmeta koji se čuvaju godinama.
Zato kancelarijski materijal planirajte tek kada utvrdite kategorije i količine dokumenata. Prebacivanje završenih celina iz aktivnih registratora u pravilno označene kutije oslobađa police, ali izdvajanje i uništavanje materijala mora pratiti propisanu proceduru.
Oprema pomaže da sistem bude pregledan, ali sama po sebi ne ispunjava zakonske obaveze.
Često postavljana pitanja
Na kraju
Odabrana oprema prati dokument od trenutka prijema do konačnog odlaganja. Kada svaki registrator, fascikla, kutija i polica imaju jasnu namenu, poslovna dokumentacija se brže pronalazi, a nova nabavka može se planirati prema potrošnji.
