Kada je potrebna overa Apostille pečatom za inostranstvo?

Overa apostille pečatom potrebna je kada dokument iz Srbije treba da se koristi pred stranom institucijom koja zahteva potvrdu njegove autentičnosti.

To se najčešće odnosi na izvode iz matičnih knjiga, diplome, sudske odluke, uverenja i dokumenta overena kod javnog beležnika.

Postupak zavisi od države u kojoj se dokument koristi, vrste isprave, međunarodnih sporazuma i pravila institucije kojoj se dokument predaje.

Zbog toga isti dokument za jednu državu može zahtevati Apostille, dok za drugu može biti dovoljan samo prevod sudskog tumača.

Strane institucije često zahtevaju overen prevod sudskog tumača, a ne običan prevod bez potpisa i pečata ovlašćenog lica. Sudski tumači licencirani su od strane Ministarstva pravde, ali konačan zahtev o legalizaciji određuje institucija koja prima dokument.

Kada je Apostille potreban?

Overa apostille pečatom može biti potrebna kada se srpska javna isprava predaje stranom državnom organu, školi, sudu, poslodavcu, konzulatu ili migracionoj službi.

Najčešće se traži pri predaji dokumenata:

• državnim i upravnim organima
• školama i fakultetima
• sudovima
• poslodavcima
• konzulatima
• matičnim službama
• migracionim organima
• policijskim službama

Dokumenti iz Srbije mogu zahtevati Apostille kada se koriste u Nemačkoj, Austriji, Švajcarskoj, Sloveniji, Holandiji, Norveškoj, Sjedinjenim Američkim Državama i Australiji. Ipak, zahtev zavisi od konkretnog dokumenta i institucije.

Apostille se stavlja u državi porekla dokumenta. Isprava izdata u Srbiji zato se apostilira u Srbiji pre nego što se odnese ili pošalje u inostranstvo.

Apostille potvrđuje verodostojnost službenog potpisa, svojstvo potpisnika i autentičnost pečata ili žiga. Ne potvrđuje istinitost podataka navedenih u dokumentu.

Države članice Haške konvencije

Apostille se koristi između država na koje se primenjuje Haška konvencija o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava. Njime se složen postupak diplomatske legalizacije zamenjuje jednom potvrdom.

Članstvo države u Konvenciji ne znači da je overa apostille pečatom obavezna za svaki dokument. Presudan je zahtev strane institucije.

Pre početka postupka treba proveriti da li se Apostille traži:

• samo na originalu
• samo na overenom prevodu
• na originalu i prevodu
• pre ili posle prevoda

Treba proveriti i da li prevod mora biti povezan sa originalom, overenom kopijom ili običnom kopijom.

U kojim životnim situacijama se najčešće traži?

Apostille se najčešće traži kada se domaća dokumentacija koristi za ostvarivanje statusnih, radnih, obrazovnih ili porodičnih prava u inostranstvu.

Najčešće situacije su:

• dobijanje boravišne dozvole
• dobijanje radne dozvole
• dokazivanje ili sticanje državljanstva
• sklapanje braka u inostranstvu
• nastavak školovanja
• priznavanje diplome
• zapošljavanje
• vođenje sudskog postupka
• ostavinski i porodični postupci
• predaja medicinske dokumentacije
• upis podataka iz srpskih matičnih knjiga u strane registre

Za jedan postupak često je potrebno apostilirati više dokumenata, na primer izvod iz matične knjige rođenih, uverenje o državljanstvu i izvod iz matične knjige venčanih.

Koji dokumenti se najčešće overavaju Apostille pečatom?

Overa apostille pecatom najčešće se radi na javnim ispravama koje je izdao ili overio državni organ, sud, škola, policijska uprava ili javni beležnik.

Najčešće se apostiliraju:

• izvodi iz matične knjige rođenih
• izvodi iz matične knjige venčanih
• izvodi iz matične knjige umrlih
• uverenja o državljanstvu
• potvrde o slobodnom bračnom stanju
• uverenja o nekažnjavanju
• uverenja o neosuđivanosti
• diplome
• svedočanstva
• potvrde o školovanju i položenim ispitima
• sudske presude i rešenja
• isprave sudova i javnih tužilaštava
• administrativne isprave
• javnobeležnički dokumenti
• službene overe potpisa
• potvrde i uverenja iz matičnih službi
• dokumenta iz policijskih uprava

Kod privatnih isprava Apostille se najčešće ne stavlja na sam sadržaj, već na službenu overu potpisa ili drugi javni deo dokumenta.

Kada Apostille nije potreban?

Srbija sa pojedinim državama ima sporazume kojima je legalizacija određenih javnih isprava ukinuta ili pojednostavljena. U tim slučajevima dokument može biti prihvaćen bez Apostille pečata.

Pre predaje treba proveriti:

• državu prijema
• vrstu dokumenta
• svrhu upotrebe
• zahtev institucije
• da li se traži original ili overena kopija
• da li postoji međunarodni obrazac

Čak i kada Apostille nije potreban, overen prevod sudskog tumača može ostati obavezan.

Kada se koristi međunarodni obrazac

Pojedini izvodi i potvrde mogu se izdati na višejezičnom ili međunarodnom obrascu. Takav dokument u određenim državama može biti prihvaćen bez dodatnog prevoda ili Apostille overe.

Prihvatanje zavisi od:

• vrste isprave
• države prijema
• međunarodnog sporazuma
• pravila institucije

Pre pribavljanja običnog domaćeg obrasca treba proveriti da li nadležni organ može izdati međunarodni obrazac.

Dokumenti na koje se Apostille ne primenjuje

Apostille se ne primenjuje na sve vrste isprava.

Ne primenjuje se, između ostalog, na:

• isprave diplomatsko-konzularnih predstavnika
• isprave koje se neposredno odnose na određene trgovinske poslove
• isprave koje se neposredno odnose na određene carinske poslove

Za takvu dokumentaciju mogu važiti posebna pravila overe i legalizacije.

Apostille ili puna legalizacija?

Overa apostille pecatom primenjuje se kada država porekla dokumenta i država prijema koriste sistem Haške konvencije.

Njime se višestruka diplomatska legalizacija zamenjuje jednom potvrdom.

Najčešći postupak izgleda ovako:

• Apostille se stavlja na originalnu javnu ispravu.
• Dokument se predaje sudskom tumaču.
• Sudski tumač prevodi dokument i Apostille potvrdu.
• Prevod se povezuje sa originalom ili kopijom.

Apostille se najčešće prevodi zajedno sa osnovnim dokumentom jer predstavlja deo dokumentacije.

Potvrda se u nekim slučajevima dobija istog ili narednog dana. Za planiranje treba računati na približno jedan do tri dana, uz mogućnost da rok bude duži.

Puna legalizacija

Puna legalizacija može biti potrebna kada država prijema ne primenjuje Apostille sistem ili zahteva dodatne potvrde.

Kao države za koje se može tražiti složenija procedura često se navode UAE, Katar, Kuvajt i Egipat. Pravila se moraju proveriti za svaki dokument i državu.

Postupak može obuhvatiti:

• potvrđivanje potpisa na originalnom dokumentu
• prevod sudskog tumača
• sudsku overu potpisa tumača
• overu Ministarstva pravde
• overu Ministarstva spoljnih poslova
• potvrdu ambasade države prijema

U Beogradu puna legalizacija može obuhvatiti sledeći redosled:

• legalizaciju potpisa na originalu
• prevod sudskog tumača
• sudsku overu potpisa prevodioca
• overu Ministarstva pravde
• overu Ministarstva spoljnih poslova

Overa u ambasadi zavisi od pravila države prijema.

Redosled – Apostille i prevod sudskog tumača

Pogrešan redosled može dovesti do ponovnog prevođenja i dodatnih troškova. Zato pre apostiliranja treba proveriti šta tačno zahteva strana institucija.

Najčešći redosled je:

• Provera zahteva strane institucije.
• Pribavljanje originalnog dokumenta.
• Overa apostille pecatom na originalu.
• Predaja dokumenta sudskom tumaču.
• Prevod dokumenta i Apostille potvrde.
• Povezivanje prevoda sa originalom ili kopijom.
• Predaja ili slanje dokumentacije u inostranstvo.

Okvirni rokovi mogu biti:

Moguće drugačije procedure

Pojedine institucije traže Apostille samo na originalu, dok druge zahtevaju dodatnu overu prevedenog dokumenta.

Kada se Apostille stavlja i na prevod, postupak može izgledati ovako:

• Apostille se stavlja na original.
• Sudski tumač prevodi original i Apostille.
• Overeni prevod se dodatno apostilira.

Apostille na prevod može izdati sud na čijem području je sudski tumač registrovan.

Postupak zavisi od:

• države prijema
• vrste dokumenta
• mesta izdavanja isprave
• mesta registracije sudskog tumača
• prakse nadležnog suda
• zahteva strane institucije

Za većinu država Apostille se stavlja na original, pa se zatim ceo dokument prevodi. Za dokumenta namenjena Italiji i Belgiji na francuskom ili holandskom jeziku može se primenjivati drugačija praksa.

Dokument se može prvo prevesti kod sudskog tumača registrovanog u Beogradu, zatim povezani dokument odnosi u sud radi Apostille overe, dok se naknadno stavljeni Apostille ne prevodi.

Takvu proceduru treba proveriti kod suda i institucije prijema, jer se praksa može razlikovati.

Gde se dobija Apostille u Srbiji?

Apostille izdaje nadležni sud prema mestu izdavanja ili overe javne isprave. Nadležnost može zavisiti od vrste dokumenta i organa koji ga je izdao.

Kao nadležan se najčešće navodi osnovni sud za javne isprave koje su izdali ili overili organi sa sedištem na njegovom području. U pojedinim informacijama navodi se i viši sud.

Pre odlaska treba proveriti nadležnost prema:

• vrsti dokumenta
• organu koji ga je izdao
• mestu izdavanja
• mestu overe
• mestu registracije sudskog tumača
• aktuelnoj praksi suda

Apostille potvrdu potpisuje ovlašćeno sudsko lice, a ona sadrži pečat nadležnog suda.

Za dokumenta izdata u drugim državama Apostille mogu izdavati i ministarstva, upravni organi, javni beležnici ili druge ovlašćene institucije.

Za kraj

Overa apostille pecatom potrebna je samo kada je zahteva država ili institucija kojoj se dokument predaje.

Nije dovoljno proveriti da li je država članica Haške konvencije.

Pogrešan redosled overe i prevoda, neoveren prevod ili slanje skena umesto originala mogu dovesti do odbijanja dokumentacije.