Kraća informacija o postupku legalizacije dokumenata

U ovom članku je obrađena način legalizacije dokumenata (overavanje nejavnih isprava) :

  1. Za potrebe u domaćem pravnom saobraćaju – kod javnih beležnika
  2. Za potrebe u međunarodnom pravnom saobraćaju

****************************************************

Javnobeležničke overe–overavanje nejavne isprave (legalizacija) član 92. Zakona o javnim beležnicima Sl. glasnik RS br. 31/2011…6/2015)

Overavanje potpisa na nejavnoj ispravi (legalizacija)

Član 92.

Overa nejavne isprave koju podnesu stranke ima smisao potvrđivanja javnog beležnika da su stranke pravnog posla ili stranke koje daju izjavu, svojeručno potpisale ispravu ili svojeručno stavile svoj otisak prsta, u skladu sa ovim zakonom.

Ako se traži overa nejavne isprave koja sadrži pravni posao, javni beležnik će overiti ispravu ako je potpišu sve stranke u tom pravnom poslu.

Prilikom overe potpisa na nejavnoj ispravi, javni beležnik mora se upoznati sa sadržajem isprave samo u meri u kojoj je potrebno da ispuni rubrike upisnika o overama isprava.

Javni beležnik nije odgovoran za sadržinu isprave i nije dužan da utvrđuje da li su ispunjeni uslovi za punovažnost pravnog posla ili izjave.

Identitet stranaka u postupku overavanja nejavne isprave utvrđuje se na isti način kao i prilikom sačinjavanja javnobeležničke isprave.

Overa potpisa sastoji se iz:

  1. izjave javnog beležnika da su stranke pred njim stavile svoj potpis ili otisak prsta u skladu sa odredbama ovog zakona o potpisivanju javnobeležničkih isprava;
  2. svojeručnog potpisa javnog beležnika;
  3. otiska pečata i štambilja javnog beležnika;
  4. upisa delovodnog broja upisnika, kao i mesta i datuma overe.

Overa isprave iz stava 1. ovog člana ima isto dejstvo kao overa pred sudom, odnosno pred organom uprave.

JAVNOBELEŽNIČKA TARIFA (Sl.glasnik RS br. 91/2014, 103/2014)

Nagrada za overu potpisa na nejavnoj ispravi

Tarifni broj 8.

Nagrada javnog beležnika za overu potpisa na nejavnoj ispravi kojom se potvrđuje da su stranke pravnog posla ili stranke koje daju izjavu svojeručno potpisale ili svojeručno stavile otisak prsta, iznosi 2 boda po jednom potpisu i na jednom primerku javnobeležničke isprave.

Ako se overava potpis lica kao zastupnika pravnog lica, pored nagrade iz stava 1. ovog tarifnog broja, javnom beležniku pripada i nagrada u visini od 5 bodova po svakom takvom potpisu.

****************************************************

MEĐUNARODNA LEGALIZACIJA

Povodom povremenih nesporazuma koji se pojavljuju u međunarodno- pravnom saobraćaju, a delimično su posledica i neusaglašenog rada državnih organa i organa lokalne samouprave Republike Srbije ukazala se potreba da se sačini podsetnik koji će poslužiti nadležnim organima u striktnoj i doslednoj primeni međunarodnih propisa važećih na teritoriji Republike Srbije, koji se odnose na legalizaciju javnih isprava za upotrebu u inostranstvu.

Legalizacija dokumenata (tzv. « puna legalizacija»)

Javne isprave, izdate na teritoriji Republike Srbije za upotrebu u inostranstvu, overavaju se na osnovu Zakona o legalizaciji isprava u međunarodnom prometu („Sl. List SFRJ“ 6/1973, i „Sl. list SCG“, br. 1/2003 – Ustavna povelja).

Overom javne isprave, u smislu ovog Zakona, potvrđuje se verodostojnost potpisa lica koje je ispravu potpisalo i verodostojnost pečata stavljenog na ispravu.

Po pravilu overava se izvorni, originalni dokument. Prevod se legalizuje na isti način kao i originalni dokument.

  1. Predsednik osnovnog suda, odnosno sudija kojeg on odredi, svojim potpisom i pečatom suda, overava isprave koje su izdali organi sa sedištem na području tog suda;
  2. Ministarstvo pravde  Republike Srbije vrši nadoveru potpisa predsednika suda i pečata suda na ispravama izdatim u Republici Srbiji;
  3. Ministarstvo spoljnih poslova Republike Srbije potpisom ovlašćenog lica i pečatom ministarstva potvrđuje potpis i pečat Ministarstva pravde, na osnovu deponovanog potpisa lica ovlašćenog za overu;
  4. Tako overena domaća dokumenta nadoverava inostrani organ (diplomatsko –konzularno predstavništvo države u kojoj će se dokument koristiti akreditovano u Republici Srbiji).

Javne isprave koje su izdali republički i pokrajinski organi i organizacije, ne podležu prethodnoj overi od strane suda i Ministarstva pravde, već ove isprave overava neposredno Ministarstvo spoljnih poslova Republike Srbije.

Postupak po Haškoj konvenciji o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava (Apostille)

Ukoliko se javne isprave, izdate u Republici Srbiji, koriste u državama potpisnicama Haške konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava, potvrdu njihove verodostojnosti izvršiće predsednik suda ili ovlašćeni sudija nadležnog osnovnog suda svojim potpisom i pečatom suda.

Overa po Haškoj konvenciji vrši se na samom originalnom dokumentu ili na njegovom dodatku.

Obrazac potvrde posebno je propisan Haškom konvencijom i izrađen kao štambilj u koji se upisuju određeni podaci (pečat “Apostille»).

Potvrda propisno ispunjena, potvrđuje verodostojnost potpisa, svojstvo potpisnika isprave i istinitost pečata ili žiga kojim je dokument snabdeven.

Potpis i pečat na potvrdi (štambilju) oslobođeni su bilo kakve dalje overe i tako overen dokument je podoban za upotrebu u svim državama potpisnicama Haške konvencije.

Haška konvencija ne primenjuje se na administrativne isprave koje se odnose na neki trgovinski ili carinski posao i na isprave koje su izdali diplomatsko-konzularni predstavnici.

U Republici Srbiji, za overu isprava po osnovu Haške konvencije, nadležan je osnovni sud prema sedištu organa koji je izdao predmetnu ispravu.

Koje su države ugovornice Konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava možete proveriti na internet stranici Haške konferencije.

Bečka konvencija o izdavanju izvoda iz matičnih knjiga na više jezika iz 1976. godine

Izvodi iz matičnih knjiga izdati na višejezičnim obrascima mogu se upotrebiti u državama ugovornicama Bečke konvencije o izdavanju izvoda iz matičnih knjiga na više jezika iz 1976. godine.

Koje su države ugovornice ove Konvencije možete proveriti na ovoj internet stranici.

Kada legalizacija nije potrebna

Legalizacija javnih isprava nije potrebna, kao ni pečat „Apostille“:

a) Kada između Srbije i države, u kojoj će se upotrebiti javna isprava, postoji potvrđen međunarodni ugovor o oslobađanju određenih javnih isprava od bilo kakve legalizacije;

b) Kada isprave izdate u Srbiji, po osnovu faktičke uzajamnosti, ne podležu legalizaciji za upotrebu u nekoj državi, kao i isprave te države za upotrebu u Srbiji;

v) Kada organ države pred kojim će se upotrebiti javna isprava izdata u Srbiji ne zahteva legalizaciju;

g) Kada legalizacija nije moguća zbog prirode, karaktera, ili tipa javne isprave (putne isprave, lične karte i sl.), kao i kada se javne isprave odnose na komercijalne, spoljnotrgovinske ili carinske poslove, odnosno, prate robu, pri izvozu i uvozu, a izdaju ih, ili overavaju, nadležna privredna komora, ili carinski organi (carinske deklaracije, fakture, uverenja o carinskom nadzoru, poreklu robe, direktnoj pošiljci, krajnjem korisniku i sl.).

Države sa kojima Srbija ima potvrđene bilateralne ugovore o međusobnom oslobađanju javnih isprava od legalizacije (Napomena: u pojedinim ugovorima samo su pojedine vrste isprava oslobođene legalizacije):

  1. Alžir
  2. Austrija
  3. Belgija
  4. Belorusija
  5. Bosna i Hercegovina
  6. Bugarska
  7. Češka Republika
  8. Slovačka
  9. Francuska (isprave o ličnom stanju)
  10. Grčka
  11. Hrvatska
  12. Italija
  13. Irak
  14. Kipar
  15. Mađarska
  16. Makedonija
  17. Poljska
  18. Rumunija
  19. Ruska federacija
  20. Crna Gora
  21. Ukrajina