Arhiviranje poslovne dokumentacije

I Računovodstvena dokumentacija

 Prema članu 23 Zakona u računovodstvu (Sl.glasnik RS 46/2006) pravna lica i preduzetnici dužni su da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige  i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja.

Prema članu 47. Zakona o PDV poreski obveznik je dužan da 10 godina čuva poreske evidencije koje se odnose na porez na dodatu vrednost.

Rokovi čuvanja dokumentacije su prema tome sledeći :

R. br.

Vrstadokumenatacije

Rok čuvanja

Finansijski izveštaji (Završni računi) i izveštaji o izvršenoj reviziji

20 godina

Dnevnik i glavna knjiga

10 godina

Pomoćne knjige

5 godina

Isplatne liste ili analitičke evidencije zarada ako predstavljaju bitne podatke  o zaposlenom

Trajno

Isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige

5 godina

Prodajni i kontrolni blokovi, pomoćni obrasci i slična dokum.

2 godine

PDV evidencije

10 godina

Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava i poslovnih knjiga računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.

Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja utvrđenih zakonom.

Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga.

Predviđene kaznene odredbe su :

  • novčana kazna od 100.000 do 3.000.000 dinara za privredni prestup pravnog lica ako ne zaključi poslovne knjige u zakonom propisanim slučajevima i rokovima, ili ako finansijske izveštaje, poslovne knjige i računovodstvene isprave ne čuva na način i u rokovima propisanim zakonom.
  • odgovorno lice u pravnom licu novčanom kaznom od  5.000 do 150.000 dinara.

 II Dokumentacija u oblasti radnih odnosa

U pogledu ove dokumentacije nisu propisani posebni rokovi ali bi trebalo da se poštuju sledeći rokovi :

R. br.

Vrsta dokumentacije

Rok čuvanja

Prijave i odjave radnika

Trajno

Obrasci M-4

Trajno

Ugovori o radu i sva rešenja iz oblasti radnih odnosa

3 godine

Ostala dokumentacija

2 godine

————————————————————————————————————————————————

II Postupak za izlučivanje (uništavanje) dokumentacije

Da bi se dokumentacija kojoj je protekao rok čuvanja izlučila (uništila) treba uputiti zahtev Istorijskom arhivu (za Beograd u ul. Palmira Toljatija 1 kod Opštine Novi Beograd) grada u kome se nalazi pravni subjekt.

Uz zahtev se prilaže spisak dokumentacije koja treba da se uništi u 4 primerka i dokaz o plaćenoj naknadi za rad Arhiva u iznosu od 5.000 dinara.

Stručnjaci Arhiva dolaze kod podnosioca zahteva, vrše pregled dokumentacije, daju svoju saglasnost i tek nakon overe spiska od strane Arhiva dokumentacija iz spiska može da se uništi.

—————————————————————————————————————————————————

„__“ D.o.o.

__, ul. __ br.

Broj __

Datum __

Predmet : zahtev za izlučivanje dokumentacija

Molimo da nam odobrite izlučivanje dokumentacije koja je nastala u toku poslovanja i to prema posebnom spisku koji dostavljamo u prilogu (4 primerka).

U prilogu takođe dostavljamo dokaz o plaćenoj naknadi.

                                                                                                                             Direktor

                                                                                                              ____________________

„__“ D.o.o.

__, ul. __ br.

Broj __

Datum __

SPISAK DOKUMENTACIJE ZA IZLUČIVANjE

R. br.

Vrsta

Godina nastanka

Rok čuvanja

Količina dokumentacije

1.

Finansijska dokumentacija (računi, izvodi, carinske israve i dr.)

5 godina

1 registrator

2.

Rešenja iz oblasti radnih odnosa

3 godine

1 registrator

3.

Ugovori o radu

3 godine

1 registrator

4.

5.

 

Zaključno sa rednim brojem __ (i slovima__).

                                                                                                                             Direktor

                                                                                                              ____________________

NAPOMENE :

Navedeni obrasci – zahtev i spisak dokumentacije su pripremljeni u slobodnoj formi ali bi bilo potrebno da se detaljnije informiše kod Arhiva Beograda tel. 011/2606-336 o :

    • obliku spiska dokumentacije koji se dostavlja Arhivu a koja se uništava,
    • o vrsti i rokovima čuvanja za dokumentaciju za koju zakonskim propisima nije propisan rok čuvanja.

U spisku dokumentacije treba navesti ili zbirno kao „finansijska dokumentacija (računi, izvodi id r.)“ ili razvrstati prema vrsti dokumenta, tako složiti u registrator i pripremiti za pregled.

Podaci o Arhivu Beograda :